Mediante el cual se establece el Proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo en la Secretaría de Educación del Departamento del Guaviare para la vigencia 2022.

 

LA SECRETARIA DE EDUCACION DEPARTAMENTAL DEL GUAVIARE

 

En ejercicio de las facultades constitucionales y legales especialmente las que confiere el artículo 151 de  la Ley 115 de 1994, el artículo 6 de la Ley 715 de 2001, Decreto 1075 de 2015,  Resolución Ministerial 7797 de 2015, y

 

CONSIDERANDO

 

Que, la educación es un derecho fundamental consagrado en la Constitución Política de Colombia y un servicio público que cumple una función social, a cargo del Estado, la Sociedad y la familia.

Que el artículo 6 de la Constitución Política, expresa que los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.

Que el artículo 6 de la Ley 715 de 2001 establece las competencias de los departamentos en el sector educativo, es así como a la secretaria de educación le corresponde organizar la prestación y organizar el servicio educativo en su jurisdicción, así como la asistencia técnica educativa, financiera y administrativa a los municipios cuando a ello haya lugar.

Que el artículo 11 de la ley 115 de 1994, establece los niveles de educación formal, en preescolar, básica y media.

Que de conformidad con los artículos 151 de la Ley 115 de 1994 y 6 de la Ley 715 de 2001 corresponde a la Secretaría de Educación del Departamento del Guaviare, organizar la prestación y organización del servicio de educación en su jurisdicción.

Que el artículo 94 de la ley 115 de 1994, establece la educación para personas con limitaciones físicas, sensoriales, psíquicas, cognoscitivas, emocionales o con capacidades intelectuales excepcionales, es parte integrante del servicio público educativo. Los establecimientos educativos organizarán directamente o mediante convenio, acciones pedagógicas y terapéuticas que permitan el proceso de integración académica y social de dichos educandos.

Que los artículos 95 y 171 de la Ley 115 de 1994, disponen; "La matrícula es el acto que formaliza la vinculación del educando al servicio educativo" y "Los gobernadores y los Alcaldes podrán ejercer la inspección y vigilancia a través de las respectivas Secretarias de Educación".

Que el artículo 96 de la ley 115 de 1994, instaura que el reglamento interno de la Institución y/o Centro Educativo establecerá las condiciones de permanencia del estudiante en el plantel y el procedimiento en caso de exclusión. La reprobación por primera vez de un determinado grado por parte del estudiante, no será causal de exclusión del respectivo establecimiento, cuando no esté asociada a otra causal expresamente contemplada en el reglamento institucional o manual de convivencia.

Que la ley 387 de 1997 adopta medidas para la prevención del desplazamiento forzado; la atención, protección, consolidación y esta estabilización socioeconómica de las víctimas del conflicto.

Que el articula 10 de La Ley 715 de 2001, expresa que los rectores deben Suministrar información oportuna al departamento, distrito o municipio, de acuerdo con sus requerimientos.

Que la Ley 1098 de 2006, Código de la Infancia y la Adolescencia, establece normas sustantivas y procesales para la protección integral de los niños, las niñas y los adolescentes, la garantía del ejercicio de los derechos y libertades consagrados en los instrumentos internacionales de derechos humanos, en la Constitución Política y en las leyes, garantía y protección de responsabilidad de la familia, la sociedad y el Estado

Que la Ley 387 en el artículo 19, numeral 10, estableció que el "Ministerio de Educación Nacional y las Secretarias de Educación territoriales, adoptarán programas educativos especiales para las víctimas del desplazamiento por la violencia"; y el Decreto 250 de 2005 determina las orientaciones específicas en el marco del "Plan Nacional de Atención Integral a la Población Desplazada por la Violencia", la Ley 4635 de 2011 adopta medidas en materia educativa para la población víctima del conflicto, y la Sentencia de Tutela T-025 de 2004 de la Corte Constitucional determina un tratamiento preferencial para la población en condiciones de desplazamiento forzado, declarando el estado de cosas inconstitucional frente a la población en condición de desplazamiento por considerar que existe una vulneración sistemática de sus derechos.

Que la Ley 1618 de 2013 establece normas para garantizar y asegurar el ejercicio efectivo de los derechos de las personas con discapacidad, mediante la adopción de medidas de inclusión, acción afirmativa y de ajustes razonables y eliminando toda forma de discriminación por razón de discapacidad, en concordancia con la Ley 1346 de 2009.

Que el Decreto 2247 de 1997 relacionado con la prestación del servicio educativo del nivel preescolar establece que en ningún caso los establecimientos educativos que presten el servicio público de preescolar, podrán establecer como prerrequisito para el ingreso de un educando al Grado de Transición, que éste hubiere cursado previamente, los grados de Pre jardín y Jardín.

Que de conformidad con lo dispuesto en el Fallo No.2005-00086 de la Sección Primera de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado del 27 de enero 2011, fija otros criterios para evaluar el ingreso de un niño que no cumpla con la edad, dispone los límites señalados en las normas constitucionales y determina el ingreso de los menores que no tengan los cinco (5) años de edad, indicando que la edad no es único criterio para el ingreso a un determinado grado escolar, pues también deben ser evaluados para el ingreso el desarrollo personal, los factores regionales, culturales y étnicos

Que el Decreto 3011 de 1997 regula la atención de adultos, estableciendo los principios rectores y los criterios por los cuales se deben reglamentar las entidades para atender este tipo de población.

Que la Ley 715 de 2001 y el Decreto 1526 de 2002 establece como competencia de los Departamentos, administrar y responder por el funcionamiento, oportunidad y calidad de la información educativa departamental y suministrar la información a la Nación en las condiciones que se requiera, y frente a los municipios no certificados, dirigir, planificar; y prestar el servicio con equidad, eficiencia y calidad, en los términos definidos en la ley.

Que el Decreto 3020 de 2002 establece los criterios y procedimientos para organizar las plantas de personal docente y administrativo del servicio educativo estatal que prestan las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones.

Que el Decreto 1850 de 2002 reglamenta la organización de la jornada escolar y la jornada laboral de directivos docentes y docentes de los establecimientos educativos estatales de educación formal, administrados por los departamentos, distritos y municipios certificados, y se dictan otras disposiciones.

Que el Decreto 2355 de 2009 reglamenta la contratación del servicio público educativo y el Decreto 2500 de 2010 reglamenta de manera transitoria la contratación de la administración de la atención educativa con los cabildos, autoridades tradicionales indígenas, asociación de autoridades tradicionales indígenas y organizaciones indígenas en el marco del proceso de construcción e implementación del sistema educativo indígena propio SEIP.

Que el Decreto 1290 de 2009, reglamenta la evaluación del aprendizaje y promoción de los estudiantes de los niveles de educación básica y media.

Que el Decreto 366 de 2009, reglamenta la organización del servicio de apoyo pedagógico para la atención de los estudiantes con discapacidad y con capacidades o con talentos excepcionales, en el marco de la educación inclusiva.

Que el Decreto 4807 de 2011, establece las condiciones de aplicación de la gratuidad educativa para los estudiantes de educación preescolar, primaria, secundaria y media de las instituciones educativas estatales como estrategia para garantizar el derecho a la educación de los niños niñas y jóvenes.

Que la Resolución 2620 de 2004, emanada del Ministerio de Educación Nacional establece directrices, criterios y procedimientos para la prestación del servicio educativo a niños, niñas y jóvenes desvinculados del conflicto armado y menores de edad hijos de personas desmovilizadas de grupos armados al margen de la ley.

Que mediante el Decreto 1075 de 2015, el Ministerio de Educación Nacional expide "Decreto único Reglamentario del Sector Educativo" con el fin de compilar y racionalizar las normas de carácter reglamentario que rigen en el sector.

Que la Resolución 7797 del 29 de mayo de 2015, emanada por el Ministerio de Educación Nacional establece el proceso de gestión de la cobertura educativa en las Entidades Territoriales Certificadas y deroga en toda su integridad la Resolución 5360 de 2006 y los incisos respectivamente como "Matricula de estudiantes del sector Oficial" y "Matricula estudiantes del sector No Oficial" del artículo 1 de la Resolución 166 de 2003".

Que la Resolución 0015 del 19 de enero de 2021 de la Secretaría de Educación Departamental del Guaviare, establece el calendario académico  para el año 2021 en los establecimientos educativos estatales de educación  preescolar, básica y media del departamento del Guaviare.

Que el proceso de gestión de la cobertura educativa busca garantizar que previo a iniciar el calendario escolar, se articule la capacidad operativa de las Entidades Territoriales Certificadas, con los requerimientos de plantas de personal docente, de infraestructura física, de estudios de insuficiencia y de asignación de estrategias, con el fin de mejorar la prestación del servicio educativo y asegurar la continuidad del mismo.

Que, en mérito a lo anteriormente expuesto, este despacho;

 

RESUELVE:

 

TITULO I -DISPOSICIONES GENERALES:

 DEFINICION, OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN, LINEAMIENTOS Y DEFINICIONES

 

ARTÍCULO 1. DEFINICION DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO: conjunto de actividades técnicas y administrativas requeridas para hacer eficiente, eficaz y efectivo el acceso y la permanencia de los estudiantes en el sistema educativo estatal.

ARTICULO 2.   OBJETIVOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO

1. OBJETIVO GENERAL: Garantizar el derecho constitucional de acceso y permanencia a la educación y su continuidad durante el calendario escolar a los estudiantes del departamento del Guaviare, desde el grado cero  hasta el grado once.

 

1. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

 

1. Garantizar el derecho a la educación a los niños, niñas jóvenes, y a los adultos que lo requieran.
2. Optimizar el uso de la capacidad instalada en las Instituciones Educativas Oficiales
3. Adecuar la oferta educativa a las necesidades de la población en edad escolar, priorizando la implementación de modelos pedagógicos flexibles pertinentes.
4. Vincular a la comunidad en estrategias de integración y trabajo colaborativo que posibiliten mejorar las condiciones de acceso y de permanencia escolar de la población escolar.
5. Gestionar un proceso de registro oportuno y de calidad de la información suministrada por el Establecimiento Educativo en el Sistema Integrado de Matrícula –SIMAT-. Sistema de Información para el Monitoreo, Prevención y Análisis de la Deserción Escolar —SIMPADE-, Sistema Interactivo de Consulta de Infraestructura Educativa -SICIED-, o aquellos que los sustituyan.

 

ARTICULO 3. AMBITO DE APLICACIÓN

La presente Resolución aplica a las entidades oficiales y no oficiales del sector educativo del departamento del Guaviare para el caso de reporte de matrícula,  a los padres de familia o acudientes.

ARTICULO 4. LINEAMIENTOS.  OFERTA POR NIVELES EDUCATIVOS: El servicio de carácter público de la educación formal que ofrece el sistema educativo oficial del Departamento del Guaviare comprende:

1. Educación Preescolar: Grado Transición. Educación Básica Primaria: Grados 1° a 5°, aulas especiales de aceleración del aprendizaje para niños y niñas con extra edad, Educación Básica Secundaria: Grados 6° a 9º y Educación Media: Grados 10º y 11°.
2. Programa de alfabetización para Jóvenes en extra edad y Adultos: Ciclo I y Educación Básica y Media para Adultos: Ciclos educativos II al VI
3. Educación especial para la población con necesidades educativas especiales, atendidas de manera inclusiva en el aula regular.

 

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES BÁSICAS DEL PROCESO – Para los efectos de la presente Resolución, se establecen las siguientes definiciones:

Oferta  Educativa: Es el número de cupos escolares identificados por niveles y grados educativos y modalidad de atención en las Instituciones y/o Centros Educativos Oficiales  del Departamento.

Estudiante Nuevo: Es aquel que no se encuentra registrado como matriculado en la Sistema Integrado de Matricula – SIMAT del Departamento, bien sea porque no se matricularon para estudiar  o porque se matricularon y se retiraron del sistema oficial, en el año en curso.

Estudiantes antiguos: Son aquellos que se hayan matriculado para el año en curso, en los establecimientos educativos que prestan el servicio de educación tradicional o en los programas que conforman el servicio de educación no tradicional, ICBF, y entidades territoriales de Bienestar Familiar.

 

Estudiante Cancelado: Cuando ha cancelado la inscripción.

 

Estudiante Inscrito: Cuando ha realizado proceso de inscripción.

 

Estudiante Promocionado: Cuando se ha pasado de un grado a otro para el siguiente año, no necesariamente ha ganado el año, lo que significa este estado es que se le está reservando un cupo para el año siguiente.

 

Asignado: Un estudiante esta en este estado cuando se le ha definido en donde debe matricularse. Un estudiante no queda matriculado hasta tanto no realice el proceso de matrícula en la respectiva Institución y/o Centro Educativo.

 

Centro educativo oficial: Son establecimientos que pertenecen al sistema de educación oficial, donde se imparte la educación básica primaria, únicamente.

 

Institución y/o Centro Educativo oficial: Establecimiento que pertenece al sistema de educación oficial, donde se imparte educación formal, desde el grado de transición hasta el grado noveno inclusive, esto es, educación básica primaria y secundaria.

 

Cupo: Es el lugar o puesto dentro del aula de clases en funcionamiento, en el cual se recibe el servicio de educación.

 

Graduado: Una vez el estudiante termine sus estudios y ha aprobado el último grado es marcado como graduado.

 

Grupos: Son los conjuntos de estudiantes en que se agrupa la población estudiantil de un grado.

 

Jornada: Se asimila a un turno escolar. La jornada puede ser completa, mañana, tarde, nocturna y fin de semana.

 

Matriculado: Cuando el estudiante se encuentra cursando el grado y el año.

 

Procesamiento de solicitudes de estudiantes nuevos: Este proceso permite dar trámite a los formatos de inscripción, asignando el cupo escolar, si lo hay, en las instituciones, centros educativos o programas de educación no tradicional.

 

Repitencia: Es la consecuencia de la reprobación del año escolar.

 

Reprobado: Significa que el estudiante ha perdido el grado que estaba realizando, si estaba matriculado en quinto para el año 2017 y pierde el grado quinto, el estudiante quedará en estado reprobado para quinto en el año 2018.

 

Retirado: Cuando un estudiante decide que no va a continuar estudiando, es marcado como retirado, el sistema pide que se coloque un motivo cuando el estudiante pasa a este estado.

 

Sede: Son plantas físicas independientes que conforman una Institución y/o Centro Educativo. Una Sede puede ser un centro educativo oficial.

Sede principal: Es la Sede del centro educativo en la que se encuentra el área administrativa.

 

Sin asignación: Como resultado del proceso de asignación de estudiantes nuevos, no es posible conseguir un cupo a un estudiante, el estudiante es marcado como sin asignación.

 

Sin continuidad: En este estado quedan los estudiantes a los que no se les pueden garantizar continuidad, por ejemplo: una Institución tienen 10 cupos y tiene 12 estudiantes para promocionar, 10 de los estudiantes quedarán con estado promocionado y los dos restantes quedarán sin continuidad dado que no existen más cupos en la Institución.

 

Trasladado: Cuando un estudiante desea cambiarse de colegio y solicita que se le envíe a otro, es marcado como trasladado

 

 

 

TITULO II

RESPONSABLES Y COMPETENCIAS

 

ARTÍCULO 6. RESPONSABLES DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO EN EL DEPARTAMENTO: Responsables del proceso de gestión de la cobertura educativa. Son responsables del proceso de gestión de cobertura los siguientes:

1. Las Entidades Territoriales Certificadas en educación - ETC. (Secretaria de Educación Departamental)

 

• Velar por el cumplimiento adecuado del proceso de gestión de la cobertura educativa, mediante la articulación de acciones con los establecimientos educativos estatales de su jurisdicción

 

• Definir y acompañar los procedimientos para el desarrollo del proceso de gestión de la cobertura educativa en cada establecimiento educativo estatal.

 

• Garantizar la prestación oportuna del servicio educativo en condiciones de eficiencia, equidad y calidad.

 

• Definir estrategias que permitan el acceso, continuidad y la permanencia de los estudiantes en los niveles de educación de preescolar, básica y media en el sistema educativo estatal.

 

• Garantizar la calidad y veracidad de la información en el SIMAT, SIMPADE y el SICIED.

 

• Reportar oportunamente al Ministerio de Educación Nacional — MEN, la información establecida en la presente Resolución.

 

1. Alcaldías de los municipios no certificados

 

• Hacer seguimiento y velar por el cumplimiento por parte de Directivos Docentes, de los lineamientos, criterios, procesos, cronograma y directrices establecidas en la presente resolución, además de efectuar los reportes oportunamente a la Secretaría de Educación Departamental sobre cualquier incumplimiento, apoyando y gestionando acciones el acceso y permanencia que garanticen que todos los niños, niñas y jóvenes se encuentren en el sistema educativo de su municipio.

 

 

1. El rector o director del establecimiento educativo estatal.

 

• Ejecutar las etapas establecidas para el desarrollo del proceso de gestión de la cobertura educativa.

 

• Garantizar la calidad y veracidad de la información en el SIMAT y SIMPADE.

 

• Hacer seguimiento y control permanente al registro de información SIMAT y SIMPADE.

 

• Registrar la aprobación y reprobación de estudiantes.

 

• Garantizar la continuidad de los estudiantes antiguos para la siguiente vigencia.

 

• Realizar la matrícula de los estudiantes nuevos asignados.

 

• Actualizar la información personal del estudiante con base en los documentos entregados por el padre de familia y/o acudientes o el estudiante, en el SIMAT

 

1. El personal administrativo responsable en la entidad territorial certificada y/o en el establecimiento educativo, de reportar la información en el Sistema Integrado de Matrícula —SIMAT-, Sistema de Información para el Monitoreo, Prevención y Análisis de la Deserción Escolar —SIMPADE-, Sistema Interactivo de Consulta de Infraestructura Educativa -SICIED-, o aquellos que los sustituyan.

 

• El personal administrativo deberá registrar a través del usuario que le sea asignado, las solicitudes de traslados, la matrícula de estudiantes activos (antiguos) y nuevos, y las novedades de matrícula. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que le asiste al rector o quien haga sus veces en la materia.

 

 

1. Los padres de familia o acudientes

 

• Realizar la inscripción para la solicitud de cupo y formalizar la matrícula a los estudiantes nuevos.

 

• Formalizar la renovación de la matrícula a los estudiantes activos.

 

• Realizar la solicitud de traslados, en los casos que lo requieran.

 

• Mantener actualizados los datos personales del estudiante, padre de familia y/o acudiente, en el establecimiento educativo estatal.

 

• Cumplir con las fechas y los procedimientos que establezca la Secretaria de Educación del Guaviare, en el marco del proceso de gestión de la cobertura educativa.

 

• Informar al establecimiento educativo, de manera escrita y motivada, el retiro del estudiante del sistema educativo estatal indicando las causas que motivaron el retiro.

 

Parágrafo Primero. La información registrada en SIMAT se constituye en la fuente oficial para obtener información estadística de alta calidad y oportunidad, que permite a la Secretaría de Educación Departamental, definir y distribuir la planta de cargos Docentes, Directivos Docentes y Administrativos en cada establecimiento educativo, según la matricula, garantizando el acceso y la permanencia en el sistema educativo. No será válida ni producirá efecto alguno la información de matrícula por fuera del Sistema Integrado de Información de Matrícula – SIMAT

Parágrafo Segundo. El administrador del servicio de educación contratada es responsable de organizar, ejecutar, adecuada y oportunamente, cada una de las etapas del proceso de matrícula, registrar correctamente y actualizar la información de los estudiantes, en consecuencia para efectos de determinar parámetros legales por parte de la Secretaría de Educación. No será válida ni producirá efecto alguno la información de matrícula por fuera del Sistema Integrado de Información de Matrícula – SIMAT

Parágrafo Tercero. Absolutamente todos los niños, niñas y jóvenes asistentes al Establecimiento Educativo deben ser registrados y correctamente caracterizados en SIMAT, en eventos en los que carezcan de documentos oficiales de identificación, el Sistema Integrado de Matrícula proveerá un código temporal (NES) por 60 días, acción que garantiza el derecho a la educación y permite evidenciar la cobertura atendida, no obstante el Rector y/o Director Rural debe validar el reporte y gestionar a través de los padres, madres de familia, acudientes y entidades pertinentes la actualización de la información en el Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT.

 

 

 

 

 

TITULO III

ORGANIZACIÓN

 

ARTÍCULO 7. DIRECTRICES PARA LA ORGANIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA COBERTURA EDUCATIVA. La Secretaria de Educación Departamental  y El Rector y/o Director Rural del Establecimiento Educativo, tendrán en cuenta  y aplicarán las siguientes directrices en la organización del proceso de gestión de la Cobertura educativa:

Las ETC aplicarán las siguientes directrices en la organización del proceso de gestión de la

Cobertura educativa:

 

1. Garantizará el derecho a la educación a los niños, las niñas y jóvenes, en condiciones de equidad, dando prioridad a población en situación de desplazamiento y/o vulnerable.

 

1997. Dará cumplimiento a los parámetros mínimos establecidos en los decretos nacionales 3020 de 2002 para la organización de los grupos escolares y Decreto 3011 de 1997.

 

1. Desarrollará y fomentará el uso de metodologías flexibles y modelos pedagógicos que garanticen la atención en zonas de difícil acceso, siempre y cuando sean legalmente avalados y autorizados por la Secretaría de Educación Departamental.

 

1. Suministrará información veraz y oportuna a los padres de familia y acudientes para facilitar el cumplimiento de las etapas del Proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo.

 

2011. Verificará y garantizará que la edad mínima para ingresar al grado de transición, grado obligatorio de preescolar se encuentre en concordancia con lo dispuesto en el Fallo No.2005-00086 de la Sección Primera de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado del 27 de enero 2011.

 

1. Realizará acciones con el fin de garantizar el ingreso de los niños y niñas de primera infancia que ingresan al grado de transición y que provienen de los programas de atención integral a la primera infancia, los diferentes programas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF, la estrategia de Cero a Siempre o las demás que sean formuladas con este propósito, así como otros programas de atención a la primera infancia a nivel Municipal, Departamental y Nacional.

 

1. Garantizará que para el ingreso al sistema educativo oficial no se exija como requisito examen de admisión, no obstante, se podrá realizar examen de nivelación para clasificación en los casos en que, razonablemente, el estudiante no esté en condiciones de presentar sus antecedentes académicos. En cualquier caso, la inscripción y examen de clasificación serán gratuitos para los estudiantes.

 

1. Velará porque la asignación de cupos, matrícula o su renovación no esté condicionada al pago de derechos de afiliación o incorporación a la asociación de padres de familia o cualquier otro tipo de organización, fondo o cuenta.

 

1. Realizará acciones con los programas orientados a garantizar el acceso y la permanencia educativa a la población vulnerable tales como Red Unidos, Familias en Acción y programas de búsqueda activa de población escolar, entre otros.

 

1. La atención a los estudiantes debe ser oportuna y con calidad, a través del uso de modalidades educativas como: educación presencial, semi-escolarizada, modelos educativos flexibles, educación por ciclos para jóvenes y adultos, sistemas tutoriales a distancia, didácticas flexibles para la inclusión de población con discapacidad, proyectos etnoeducativos, entre otros, garantizando condiciones de acceso y permanencia educativa para la población escolar.

 

1. Contratar la prestación del servicio educativo cuando sea insuficiente o existan limitaciones en la oferta estatal, de acuerdo con la normatividad vigente.

 

ARTÍCULO 8. ORDEN DE PRIORIDAD LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE ASIGNACIÓN DE CUPOS Y MATRICULA. El Rector y/o Director Rural del Establecimiento Educativo, tendrá en cuenta los siguientes directrices para el proceso de asignación de cupos según la prioridad definida a continuación:

1. Para la asignación de cupos a estudiantes activos:

 

• Estudiantes que ya están vinculados a un establecimiento educativo para asegurar su continuidad en éste.

 

• Estudiantes asignados mediante convenios de continuidad, es decir Niños y niñas procedentes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), entidades regionales de bienestar social y/o programas integrales de primera infancia que hayan terminado el jardín y vayan a comenzar el grado obligatorio de preescolar o hayan sido atendidos con algún operador de primera infancia, siempre. Que de conformidad con lo dispuesto en el Fallo No.2005-00086 de la Sección Primera de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado del 27 de enero 2011, fija otros criterios para evaluar el ingreso de un niño que no cumpla con la edad, dispone los límites señalados en las normas constitucionales y determina el ingreso de los menores que no tengan los cinco (5) años de edad, indicando que la edad no es único criterio para el ingreso a un determinado grado escolar, pues también deben ser evaluados para el ingreso el desarrollo personal, los factores regionales, culturales y étnicos

 

• Estudiantes vinculados al sistema educativo estatal que hayan solicitado traslado y tengan hermanos(as) en el establecimiento educativo al cual solicitan el cupo.

 

• Estudiantes vinculados al sistema educativo estatal que hayan solicitado traslado

 

1. Para la asignación de cupos a estudiantes nuevos:

 

• Estudiantes en condición de discapacidad o con talentos excepcionales.

 

• Estudiantes que vayan a ingresar al grado de transición o grado obligatorio de preescolar.

 

• Estudiantes víctimas del conflicto armado.

 

• Estudiantes en condición de vulnerabilidad.

 

• Estudiantes que tengan hermanos ya vinculados al establecimiento educativo estatal.

 

• Estudiantes que abandonaron el sistema educativo y manifiesten su intención de reingresar.

 

• Estudiantes que de acuerdo con la Ley 1098 de 2006, Código de Infancia y Adolescencia, se encuentren en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescente (jóvenes entre los 14 a los 18 años), en estos casos, la ETC. seguirá los lineamientos establecidos en las diferentes normas, para atender esta población.
• Los demás estudiantes que se hayan inscrito durante el proceso.

 

• Estudiantes no inscritos durante el proceso y que requieran ser matriculados en el sistema educativo estatal

 

Parágrafo Primero. Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales durante el proceso de la gestión de la cobertura educativa, están obligadas a garantizar la reserva de la información, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 o las normas que lo modifiquen, sustituyan o compilen.

 

ARTÍCULO 9. RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA INTEGRADO DE MATRICULA  SIMAT Con el fin de ejecutar correctamente el proceso de matrícula y permitir una acertada toma de decisiones, el Rector y/o Director Rural debe garantizar la calidad y veracidad de la información de los registros de cada estudiante en el Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT. Se determina que el Rector y/o Director Rural:

1. Es el responsable de gestionar oportunamente el registro correcto y la actualización de la información de los estudiantes en el Sistema Integrado de Matrícula- SIMAT, en consecuencia para efectos de determinar parámetros legales por parte de la Secretaría de Educación, no será válida ni producirá efecto alguno la información de matrícula por fuera del Sistema Integrado de Información de Matrícula.

 

1. Adelantará y certificará las auditorías internas de matrículas requeridas en la presente resolución, garantizando los ajustes necesarios en el Sistema Integrado de Matrícula– SIMAT permitiendo obtener un insumo de calidad.

 

1. Garantizará que en su Establecimiento Educativo los docentes utilicen como lista oficial de aula el reporte de SIMAT, esta acción dará oportunidad a identificar novedades y corregirlas oportunamente.

 

Parágrafo Primero. La Secretaría de Educación adelantará gestiones de auditoría mediante visitas técnicas y acciones de seguimiento que identifiquen la calidad de la información registrada por los Establecimientos Educativos.

Parágrafo Segundo. Los Rectores y/o Directores Rurales de establecimientos educativos y el administrador del servicio de educación contratada, en calidad de prestador directo del servicio educativo deben adelantar gestiones de auditoría interna que garanticen la calidad de la información registrada en el Sistema de Matrícula SIMAT y la comprobación física de los estudiantes atendidos en la vigencia escolar.

Parágrafo Tercero: La Secretaría de Educación Departamental orientará a Establecimientos Educativos de manera formal los tipos de auditoría que debe realizar y prestará asistencia técnica, mediante los funcionarios pertinentes del área de Cobertura Educativa.

 

 

TITULO IV

 

ETAPAS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO MATRICULA OFICIAL

 

ARTICULO  10. ETAPAS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE COBERTURA DEL SERIVICIO EDUCATIVO. La Secretaria de Educación Departamental tendrá la responsabilidad  de las siguientes etapas dentro del proceso de gestión de Cobertura Educativa:

 

• Planeación.
• Capacidad institucional y proyección de cupos.
• Solicitud y asignación de cupos educativos.
• Matrícula.
• Auditoría a los establecimientos Educativos

 

ARTÍCULO 11. ETAPA DE PLANEACIÓN: La etapa de planeación tendrá como objetivo el análisis de los requerimientos e instrumentos de recolección de la información y la definición de la metodología necesaria para desarrollar el proceso de gestión de cobertura en cada establecimiento educativo bajo la jurisdicción de la Secretaria de Educación Departamental. Como resultado de esta etapa de planeación, la SED tiene como responsabilidad, expedir anualmente el acto administrativo donde define las directrices, criterios, procedimientos y cronograma, para la organización y gestión de cobertura del servicio educativo estatal, de conformidad con el cronograma establecido en el artículo 32 de la Resolución 7797 de 2015.

1. Divulgación del proceso de gestión de la cobertura del servicio educativo de matrícula a la comunidad educativa. La comunidad educativa deberá estar oportunamente informada de los lineamientos de la presente resolución con el fin de dar cumplimiento a los procedimientos y el cronograma oficial, por lo tanto los directamente responsables asumirán las siguientes acciones:

 

• El Coordinador de Acceso Educativo y el Rector y/o Director Rural gestionarán la divulgación de la presente resolución con Alcaldías e Instituciones y/o Centros

 

• El Rector y/o Director Rural gestionará la divulgación de la presente resolución con los Docentes.

 

• Los Docentes de cada una de las sedes educativas gestionaran la divulgación de la presente resolución con los padres, madres de familia y estudiantes.

 

• El Rector y/o Director Rural, así como la SED, realizarán campañas de capacitación de los sistemas de información SIMAT - SIMPADE y de las directrices pertinentes para el proceso de gestión de Cobertura Educativa al personal designado de manejar los sistemas. 

 

1. Divulgación y socialización del proceso de matrícula a la comunidad educativa por parte del Rector y director rural.

 

• El área de Cobertura Educativa realizará la gestión de divulgación y socialización del Proceso de gestión de la Cobertura del Servicio Educativo con la comunidad Educativa.

 

• El Rector y/o Director Rural radicará el formato oficial en el Sistema de Atención al Ciudadano (SAC) de la SED que evidencia la gestión de divulgación y socialización de la presente resolución con la comunidad de su jurisdicción, consolidando las acciones adelantadas por los docentes en reunión con padres de familia y estudiantes.

 

• Para validar el cumplimiento de esta etapa el Rector y/o Director Rural en el Sistema de Atención al Ciudadano (SAC) de la SED y en la fecha prevista por el cronograma de la presente resolución el formato oficial: 01.F05. Guía Taller de la Divulgación del Proceso de Matrícula a la Comunidad Educativa, con la respectiva lista de asistencia, Acta y Fotos del Proceso.

 

ARTÍCULO 12. ETAPA DE CAPACIDAD INSTITUCIONAL Y PROYECCIÓN DE CUPOS. La etapa de capacidad institucional y proyección de cupos, tiene los siguientes objetivos:

• Determinar en cada establecimiento educativo, la capacidad en infraestructura, personal docente y administrativo, y de recursos pedagógicos, para la continuidad de los estudiantes activos y propender por la ampliación de cobertura educativa estatal.

 

• Proyectar el número de cupos disponibles en cada establecimiento educativo bajo la jurisdicción de la Secretaria de Educación Departamental,  garantizando la continuidad de estudiantes activos y la atención e inclusión de la población por atender.

 

• Establecer convenios de continuidad para garantizar la permanencia de los estudiantes y la continuidad entre los diferentes niveles educativos, registrándolos en el SIMAT.

 

• Determinar las estrategias de ampliación de cobertura, mediante la distribución adecuada de planta docente y administrativa; haciendo uso eficiente de los recursos existentes; reorganizando los grupos de clase; optimizando, adecuando, ampliando rotando los espacios escolares; realizando convenios de continuidad entre establecimientos educativos y dotando a los mismos de los recursos necesarios, dentro de los parámetros establecidos por el MEN.

 

ARTÍCULO 13. RESPONSABLES DE LA ETAPA DE CAPACIDAD INSTITUCIONAL Y PROYECCIÓN DE CUPOS

1. Secretaria de Educación Departamental:

 

• Definir las insuficiencias y limitaciones para la prestación del servicio educativo en el departamento.
• Reportar la información de infraestructura de los establecimientos educativos establecimiento educativo en el Sistema Interactivo de Consulta de Infraestructura Educativa — SICIED y según la metodología dispuesta para el inventario de la infraestructura educativa.
• Desarrollar el plan de inversión en infraestructura educativa.
• Distribuir la planta docente y administrativa, de conformidad con lo dispuesto en los Decretos 3020 y 1850 de 2002 o aquellas normas que las modifiquen, sustituyan o compilen, y en las fechas establecidas en el cronograma de que trata el artículo 32 de la Resolución 7797 de 2015
• Asesorar y acompañar continuamente los establecimientos educativos para la ejecución de esta etapa.
• Asesorar a los establecimientos educativos en la definición de estrategias de ampliación de cobertura.
• Asistir continuamente a los establecimientos educativos para el cálculo de la oferta educativa y recursos necesarios para garantizar la continuidad del servicio educativo.
• Realizar la contratación necesaria para la prestación del servicio educativo, de acuerdo con la normatividad vigente.

 

1. El Rector y/o Director

 

El Rector y/o Director Rural es responsable de realizar la proyección de cupos, que establece la oferta de la Institución y/o Centro Educativo en la siguiente vigencia, en consideración a lo anterior agotará el siguiente procedimiento:

• Calcular los cupos y grupos para el siguiente año a través de los instrumentos entregados por la Secretaria de Educación Departamental e informar el déficit de cupos. Para esto Diligenciará el formato oficial 01.F01 Proyección de Cupos (insumo de uso interno, archivo y consulta del Establecimiento Educativo) para oficializar la proyección de cupos en el Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT, la oferta debe elaborarse por sede, jornada, grado y modelo educativo.

 

• Identificará en su comunidad y/o jurisdicción a los niños y niñas procedentes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), entidades regionales de bienestar social y/o programas integrales de primera infancia y la población en general que no se encuentre estudiando y cumplan el criterio de edad escolar para ingresar al grado de Transición.

 

• Registrará en el Sistema Integrado de Matrícula - SIMAT- la proyección de cupos y certificará la veracidad y confiabilidad del registro, mediante el diligenciamiento del formato oficial: Formato de certificación del registro de la proyección de cupos en el SIMAT

 

• Propondrá a la Secretaria de Educación Departamental las estrategias de ampliación de cobertura educativa, que permitan garantizar la continuidad y acceso de los estudiantes al sistema educativo.

 

• Ejecutar de manera articulada con la Secretaria de Educación, las estrategias de ampliación de cobertura educativa y realizar acciones orientadas a garantizar la continuidad de los estudiantes matriculados que reciben el servicio educativo en los establecimientos educativos estatales.

 

Parágrafo Primero. El Comité de Cobertura verifica y retroalimenta la proyección de la Institución y/o Centro Educativo, dando alcance al cumplimiento de los criterios exigidos en la presente resolución procederá a "poner en firme la proyección de cupos" en el Sistema de Información de Matrícula – SIMAT.

Parágrafo Segundo. La oferta educativa se podrá modificar en cualquier tiempo y lugar, si así lo determina el Comité de Cobertura. Para validar correctamente la Proyección de cupos, el Rector y/o Director Rural y el área de Cobertura Educativa administrador SIMAT garantizarán que el sistema integrado de matrícula (SIMAT) se encuentre actualizado mediante la ejecución de las auditorias pertinentes.

Parágrafo Tercero. En la apertura de grupos, grados, ciclos y/o niveles académicos, se requiere la solicitud expresa de la necesidad, justificando los motivos. Solicitud que obligatoriamente deberá realizarse ante el Sistema de Atención al Ciudadano (SAC de la Secretaría de Educación Departamental.

ARTÍCULO 14. ETAPA DE SOLICITUD  Y ASIGNACIÓN DE CUPOS EDUCATIVOS. La etapa de solicitud y asignación de solicitud de cupos educativos tiene como objetivos:

• Establecer la demanda real de los estudiantes activos para el siguiente año escolar, que permita garantizar su continuidad en el sistema educativo
• Asignar los cupos oficiales de estudiantes activos siguiendo el orden de prioridad establecido en el artículo 07 de la presente resolución.
• Establecer la demanda real de los estudiantes nuevos que desean acceder al sistema
• educativo , conforme a la solicitud que realizan los padres de familia o acudientes durante el periodo correspondiente mediante el Cronograma mencionado en la presente resolución
• Asignar los cupos disponibles para estudiantes nuevos inscritos, siguiendo el orden de prioridad establecido en el artículo 07 de la presente Resolución

 

ARTÍCULO 15. RESPONSABLES DE LA ETAPA DE SOLICITUD Y ASIGNACIÓN DE CUPOS.

1. Secretaria de Educación Departamental:

 

• Preparar, organizar y apoyar la ejecución de esta etapa.

 

• Definir y adelantar los mecanismos, procedimientos e instrumentos para la solicitud de cupos y traslados de estudiantes activos en los establecimientos educativos

 

• Definir y adelantar los mecanismos, procedimientos e instrumentos para la inscripción de estudiantes nuevos.

 

• Recibir la inscripción para solicitud de cupo por parte del padre de familia y/o acudiente.  Formato FRM C03.03.F01 “Inscripción de alumnos nuevos” Cuando los casos se presente fuera de las fechas establecidas en el Cronograma de matricula

 

• Asignar los cupos de acuerdo con el orden de prioridad establecido en el artículo 07 de la presente Resolución, de no existir cupo en las opciones solicitadas por el padre de familia y/o acudiente, se asignará el cupo en el establecimiento educativo más cercano con disponibilidad según zona y/o jurisdicción.

 

• Entregar a los establecimientos educativos, el listado de los estudiantes asignados a dicho establecimiento.

 

1. El Rector y/o Director: el Rector y/o Director Rural Orientará a la comunidad docente y gestionará reunión de padres, madres de familia y/o acudientes para establecer la continuidad del estudiante, el objetivo de

 

• Informar acerca de la proyección de cupos oficial para la vigencia siguiente, socializar oportunamente la continuidad de los estudiantes, en la misma sede y/o en una diferente mediante convenio de continuidad.

 

• Registrar en formato oficial de la Institución Educativa la información en donde cada acudiente de constancia (firma) de la continuidad especificando a) RETIRO (Motivo) b) Reserva c) Traslado (especificar IE – CE o sede).

 

• Enviar a la Secretaria de Educación el Listado de estudiantes que solicitaron traslado y/o Retiro. FRM C03.01.F02 formatos internos dispuestos por el establecimiento educativo.

 

Así mismo será el responsable de:

• Seleccionar en el SIMAT, los estudiantes activos para generar la solicitud de cupo.

 

• Registrar en el SIMAT, los estudiantes que fueron promovidos de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 6 del Decreto 1290 de 2009, o las normas que lo modifiquen, sustituyan o compilen.

 

• Reportar en el SIMAT, los estudiantes que no fueron promovidos al siguiente grado

 

1. Padre de Familia y/o Acudiente:

 

• Realizar en las fechas y con los procedimientos establecidos por la SED, la inscripción para solicitud de cupo y traslados de los estudiantes.

 

• Diligenciar y entregar la solicitud de inscripción de estudiantes nuevos en la Secretaria de Educación Departamental de acuerdo al Cronograma establecido en la presente resolución. Formato FRM C03.03.F01 “Inscripción de alumnos nuevos” Cuando los casos se presente fuera de las fechas establecidas en el Cronograma de matricula

 

ARTÍCULO 16. ETAPA DE MATRICULA. La etapa de matrícula tiene como objetivos:

• Garantizar el goce efectivo del derecho a la educación en los niveles de preescolar, básica y media.
• Formalizar la renovación de matrícula de los estudiantes activos.
• Matricular a los estudiantes nuevos inscritos.
• Determinar la población matriculada.

 

 

ARTÍCULO 17. RESPONSABLES DE LA ETAPA DE MATRICULA.

1. Secretaria de Educación Departamental: tendrá como responsabilidad en el desarrollo de la etapa de matrícula, liberar los cupos de los estudiantes inscritos no matriculados.

 

1. El Rector y/o Director Rural:

 

• Renovar la matrícula de estudiantes activos.
• Realizar la matrícula de estudiantes nuevos.
• Registrará la información de estudiantes nuevos en el Sistema Integrado de Matrícula –SIMAT y certificará la veracidad y confiabilidad mediante el formato oficial: Formato de certificación del registro de Inscripción de Estudiantes Nuevos en SIMAT

 

1. Padre de Familia y/o Acudiente:

 

• Entregar en el establecimiento educativo la documentación necesaria para formalizar la matrícula, de acuerdo a los lineamientos expedidos por la Secretaria de Educación En el caso de los niños, niñas y jóvenes desvinculados del conflicto armado y menores de edad, hijos de personas desmovilizadas de grupos armados al margen de la Ley, los padres deberán entregar la documentación establecida  en la  Resolución 2620 de 2004.ARTÍCULO 3.- REQUISITOS PARA LA MATRÍCULA. Los establecimientos educativos, efectuarán la matrícula sin exigir los documentos de identidad ni las certificaciones de los niveles aprobados de escolaridad que se requieran. Los establecimientos educativos exigirán a la población desvinculada la respectiva certificación expedida por el Defensor de Familia del ICBF o quien haga sus veces y a los hijos menores de edad de personas desmovilizadas, la certificación expedida por Ministerio del Interior y Justicia a través del Programa para la reincorporación a la vida civil de las personas y grupos alzados en armas. Cuando los estudiantes no cuenten con los documentos que certifiquen los niveles y grados de escolaridad aprobados, el establecimiento educativo realizará la correspondiente validación o nivelación y expedirá de acuerdo con los resultados obtenidos, las certificaciones académicas de los grados o niveles aprobados

 

• Actualizar en el establecimiento educativo estatal, la información necesaria del estudiante y el de los padres de familia o acudientes

 

Artículo 18. NOVEDADES DE RETIRO DE ESTUDIANTES. La Secretaria de Educación  y los rectores y/o Directores Rurales de los establecimientos educativos registrarán en el SIMAT de forma permanente, las Novedades de retiro de matrícula, las cuales procederán cuando:

• Exista una solicitud escrita de retiro por parte de uno de los padres y/o acudientes, o del estudiante si es mayor de edad.

 

• Exista el requerimiento de retiro por parte de otra Entidad Territorial certificada en donde el estudiante está cursando sus estudios, siempre y cuando exista una certificación de dicha ETC y/o del establecimiento educativo , que acredite que la persona se encuentra matriculada en esta otra jurisdicción.

 

• Los informes de auditoría y el seguimiento de matrícula que adelante la Secretaria de Educación Departamental o el Ministerio de Educación Nacional - MEN evidencien que algunos estudiantes no cursan sus estudios en el establecimiento educativo o que el estudiante desertó del.

 

Parágrafo Primero: Durante los primeros cinco (5) días de cada mes, la Secretaría de Educación recibirá de parte del Director Rural y/o Rector formato, el Formato FRM: C04.02.F01 “NOVEDADES DE MATRÍCULA”, con la relación de estudiantes que presentaron novedades durante el mes transcurrido.

 

Parágrafo Segundo: El Rector y/o Director Rural será el responsable de alimentar el Formato FRM: C04.02.F01 “NOVEDADES DE MATRÍCULA, teniendo en cuenta lo lineamientos de la circular N° 017 de 17 de marzo de 2015.

 

Parágrafo Tercero. En caso de presentarse la novedad de retiro de estudiantes (solicitud de otra entidad territorial ETC), la Secretaria de Educación Departamental o el establecimiento educativo, se encuentra obligado a retirar al estudiante del SIMAT. La Secretaria de Educación Departamental o el establecimiento educativo receptora del estudiante, le otorgará el cupo y lo registrará en el SIMAT, sin exigir constancia o certificación alguna de retiro.

Artículo 19. ETAPA DE AUDITORÍA. La etapa de auditorías de la Secretaria de Educación tiene como objetivos:

• Evaluar la ejecución del proceso de gestión de la cobertura educativa en los establecimientos educativos oficiales y no oficiales que hayan sido focalizados.

 

• Identificar las inconsistencias y proponer una ruta para el mejoramiento continuo

 

• Validar la veracidad de la información reportada en el SIMAT.

 

 

Artículo 20. RESPONSABLES EN LA ETAPA DE AUDITORÍA.

1. Secretaria de Educación Departamental: La SED tendrá las siguientes responsabilidades:

 

• Planear y ejecutar las auditorías al proceso de gestión de la cobertura educativa, en los establecimientos educativos focalizados.

 

 

• Definir el alcance, participantes, cronograma y recursos necesarios para realizar la auditoría.

 

• Realizar los informes de auditoría e identificar las inconsistencias presentadas en el proceso de gestión de la cobertura educativa.

 

• Proponer al establecimiento educativo planes de mejoramiento para el proceso de gestión de la cobertura educativa.

 

1. El Rector y/o Director Rural: Los rectores y/o Directores Rurales tendrán las siguientes responsabilidades para el desarrollo de la etapa de auditoría de la Secretaria de Educación:

 

• Proveer toda la información requerida por la Secretaria de Educación Departamental - SED para la ejecución del proceso de auditoría.

 

• Establecer con la Secretaria de Educación Departamental plan de mejoramiento que sea necesario. Actualizar la información en el SIMAT, cuando sea necesario.

 

• Ejecutar el plan de mejoramiento propuesto por la Secretaria de Educación Departamental, como resultado de la auditoría.

 

 

Parágrafo Primero El Rector y/o Director Rural garantizará la calidad de la información que ha registrado en SIMAT del Establecimiento Educativo mediante la ejecución de auditorías internas que garanticen la calidad de la información registrada en SIMAT y la comprobación física de los estudiantes atendidos en la vigencia escolar.

Parágrafo Segundo La Secretaría de Educación ejercerá la inspección y vigilancia con fines de control con relación al cumplimiento por parte del Rector(a) o Director(a) Rural de lo establecido en la presente resolución a través de los reportes de cumplimiento que emita el área de Cobertura Educativa referente al Proceso de Auditorias una vez finalizadas las diferentes etapas de la presente resolución, de acuerdo al Artículo 23 CRONOGRAMA de la presente resolución. El Proceso se documentará mediante los lineamientos del Subproceso C05. Hacer seguimiento a la Gestión de Matrícula. 

 

 

TITULO V

 

REPORTES DE INFORMACIÓN Y CRONOGRAMA DEL PROCESO DE GESTIÓN DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO

 

ARTÍCULO 21. REPORTE DE INFORMACIÓN. El reporte de información tiene como objetivos:

• Obtener la información registrada en los sistemas SIMAT, SIMPADE y SICIED.
• Cuantificar la población educativa atendida en el territorio nacional para los niveles de educación preescolar, básica y media.
• Analizar la cobertura del sector educativo en los niveles educativos anteriormente
• Identificar los beneficiarios y las estrategias de permanencia que se adoptan y se asignan en la Secretaria de Educación
• Identificar la población en riesgo de deserción en SIMPADE.
• Generar estrategias para la permanencia de la población en el sistema educativo.

 

ARTÍCULO 22. RESPONSABLES DEL REPORTE DE INFORMACIÓN

 

1. Secretaria de Educación Departamental: La SED tendrá las siguientes responsabilidades con los reportes de información:

 

• Reportar la matrícula en el SIMAT.
• Reportar las novedades de matrícula en el SIMAT.
• Reportar las estrategias de permanencia en el SIMAT.
• Garantizar que la información se encuentre actualizada en el SIMAT.
• Hacer seguimiento a la información de matrícula reportada en el SIMAT.
• Registrar y/o cargar los siguientes productos en el SIMAT, en las fechas establecidas en el artículo 32 de la Resolución 7797 de 2015

                    

• Copia del acto administrativo que reglamenta el proceso de gestión de la cobertura educativa en la ETC.
• Proyección de cupos.
• Solicitud de cupos.
• Inscripción de alumnos nuevos.
• Reporte de información de matrícula.

 

• Garantizar la calidad y veracidad de la información reportada en el SIMAT, SIMPADE y SICIED.

 

1. Rectores y/o Directores Rurales:

 

• Reportar la matrícula en el SIMAT.
• Hacer seguimiento y reportar las novedades de matrícula y retiro en SIMAT.

 

• Garantizar la actualización de la información que se encuentra en el SIMAT y

SIMPADE

 

ARTÍCULO 23. CRONOGRAMA. El proceso de gestión de Cobertura del Servicio Educativo establece las siguientes etapas, actividades, cronograma, responsables, productos y evidencias, que se constituyen en acciones de estricto cumplimiento por parte de los responsables

 

 

 

CRONOGRAMA DE MATRÍCULA 2021– 2022
ETAPA	ACTIVIDADES	INICIO	FIN	RESPONSABLE	PRODUCTO
PLANEACIÓN	Análisis de los requerimientos e instrumentos de recolección de la información y las metodologías necesarios, para desarrollar el proceso de gestión de Cobertura.	01/04/2021	23/04/2021	SED	Plan de Comunicación y logística
	Expedición del acto administrativo del proceso de gestión de cobertura educativa	01/04/2021	30/04/2021	SED	Res. _________
	Reporte del acto administrativo del proceso de gestión de cobertura educativa	14/06/2021		SED
	Divulgación con la comunidad Educativa del proceso de gestión de cobertura educativa  ( Personal administrativo de la SED, Rectores y/o Directores Rurales y Alcaldías )	03/05/2021	18/06/2021	SED	Formato: C01.01.F05. Acta y Fotos del Proceso
	Actualización en SIMAT a los Establecimientos Educativo	15/06/2021	23/07/2021	SED	Formato: D02.04.F05
	Divulgación por parte del Rector y/o Director Rural a su  comunidad Educativa (docentes, padres de familia y/o acudientes y estudiantes) del Proceso de gestión de cobertura educativa	04/06/2021	23/07/2021	SED	Formato: C01.01.F05. Acta y Fotos del Proceso
CAPACIDAD INSTITUCIONAL Y PROYECCIÓN DE CUPOS	Diligenciar  Proyección de Cupos  (Determinación de la oferta educativa para el siguiente año con la participación de docentes y directivos docentes.) Formato: C02.01. F01	10/05/2021	20/08/2021	Rector y/o Director Rural /  SED	SIMAT
	Elaboración o actualización de convenios de continuidad				Documento Técnico o requerimiento oficial
	Estrategias de ampliación de Cobertura
	Certificación oficial de validación de la Proyección 2020 en SIMAT	09/08/2021	20/08/2021		Formato: Certificación del Proceso de Proyección de Cupos
	Aprobación y validación  de proyección de cupos	09/08/2021	20/08/2021	SED	Acta  e informe
	Reporte al MEN de la Proyección de cupos 2022	23/08/2021	31/08/2021		Anexo (SIMAT)
SOLICITUD Y ASIGNACIÓN DE CUPOS	Solicitudes de cupos y traslados de estudiantes activos. Aplica para estudiantes activos en cada establecimiento educativo y para estudiantes que solicitan traslado a otra Institución	01/09/2021	27/09/2021	Rectores y/o Directores Rurales– Padres de familia y/o acudiente	Formato: C03.01.F01
	Inscripción de estudiantes NUEVOS	01/09/2021	27/09/2021	Rectores y/o Directores Rurales – Padres de familia y/o acudiente	SIMAT
	Reporte al MEN Inscripción de estudiantes NUEVOS	28/09/2021	30/09/2021	SED	SIMAT
	Reporte al MEN  de Solicitud de cupos de estudiantes activos	20/09/2021	27/09/2021	SED	SIMAT
	Promoción y aprobación de traslados de estudiantes	09/11/2021	19/11/2021	Rectores y/o Directores Rurales - SED	SIMAT
	Reprobación de estudiantes	09/11/2021	19/11/2021
MATRICULA	Asignación de cupos para estudiantes NUEVOS	22/11/2021	07/12/2021
	Renovación de matrícula de estudiantes ACTIVOS (ANTIGUOS)	22/11/2021	29/01/2022	Rectores y/o Directores Rurales – Padres de familia y/o acudiente
	Matricula estudiantes NUEVOS	22/11/2021	31/01/2022
	Novedades de matrícula o retiro de estudiantes	Permanente
	Expedición del acto administrativo de distribución de planta docente, directivo docente y administrativa	15/11/2021	24/03/2022	Administrativa y Financiera	Acto Administrativo
AUDITORIA	Auditoria a los establecimientos educativos	15/04/2022	31/08/2022	SED /  Rectores y/o Directores Rurales	Formatos del C05. SEGUIMIENTO A LA MATRICULA

 

 

 

 

TITULO VI

 

 

SEGUIMIENTO, MONITOREO Y/O EVALUACION DEL PROCESO- MATRICULA NO OFICIAL

 

ARTIULO 24.  SEGUIMIENTO, MONITOREO Y/O EVALUACION DEL PROCESO:

 

Al inicio de cada una de las etapas relacionadas en el cronograma, se comunicará a los rectores y directores rurales sobre la fecha de inicio y terminación de cada una de las actividades de la respectiva etapa con el propósito de que vayan ejecutando las actividades respectivas. Los directivos deberán presentar los informes y evidencias dependiendo de la actividad ejecutada y de la misma manera el administrador del SIMAT  hará el respectivo monitoreo de la información que deben subir al sistema los directivos,  y una vez terminada cada fase, se procederá a realizar la evaluación de la etapa.

 

 

ARTÍCULO 25 REPORTE DE MATRICULA NO OFICIAL:

 

Los establecimientos educativos de carácter no oficial tendrán la obligación de reportar la matrícula al MEN en el SIMAT y de la información que ella contenga, dicho reporte se realizará: Entre la primera semana de diciembre de 2021 hasta la cuarta semana del mes de febrero de 2022.

 

 

ARTICULO 26. OTRAS DISPOSICIONES:

 

Parágrafo  Primero. En los casos en los cuales la Institución o Centro Educativo carezcan de conectividad o presente inconvenientes en el registro de información en el módulo, se dispondrá de la Mesa de Ayuda del Área de Cobertura

 

ARTÍCULO 27° - VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga en todos sus artículos a la Resolución 775 del 29 de mayo de 2015.

 

COMUNIQUESE, PUBLÍQUESE Y CUMPLASE.

 

Ver documento original

 

 ALEXANDRA RAYO MARTINEZ

Secretaria De Educación Departamental

 

Revisó	Erick Adeni Hinestroza Rengifo	Líder de Cobertura Educativa
Revisó	Islena Castro	Apoyo Jurìdico
Aprobó	Comité de Cobertura Educativa
	Alexandra Rayo Martínez	Secretario de Educación Departamental
	Erick Adeni Hinestroza Rengifo	Líder de Cobertura Educativa
	Javier Martínez Cuellar	Líder de Planeación Educativa
Proyectó	Gustavo Gutiérrez Castro	Profesional Universitario grado 06