DE       : Secretario de Educación Departamental

PARA   : Rectores y Directores Rurales de las Instituciones Educativas y   Centros   

             Educativos Oficiales y oficiales del Departamento del  Guaviare.

 ASUNTO: Etapa de Auditoría de matrículas 2023

 FECHA   : 11 de abril de 2023

La Secretaría de Educación Departamental a través del área de Cobertura del Servicio Educativo, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 715 de 2001, La Resolución 7797 de 2015 y las observaciones presentadas por los entes de control, se hace necesario que la información reportada para la vigencia 2023 a través  del Sistema de Matrícula SIMAT sea real, veraz y confiable, y que corresponda a los estudiantes que realmente se han matriculado y están siendo atendidos en cada Institución Educativa Oficial. 

Teniendo en cuenta lo anterior y de acuerdo a la Resolución 0407 de 2022; artículo 23: Cronograma, Etapa: Auditoría de matrícula, Actividades: Auditoría a los Establecimientos Educativos, Inicio: 17/04/2023, Fin: 31/08/2023,  Responsable: SED/Rectores Y/o Directores rurales, Producto: Formatos del C05. Seguimiento a la matrícula.

Artículo 20 “RESPONSABLES EN LA ETAPA DE AUDITORIA”, numeral b; Los rectores y/o Directores rurales tendrán las siguientes responsabilidades para el desarrollo de la etapa de auditoría de la Secretaría de Educación: 1- Proveer toda la información requerida por la Secretaría de Educación Departamental – SED para la ejecución del proceso de auditoría. 2- Establecer con la Secretaría de Educación Departamental plan de mejoramiento que sea necesario. Actualizar la información SIMAT cuando sea necesario. 3- Ejecuta el plan de mejoramiento propuesto por la Secretaría de Educación Departamental, como resultado de la auditoría. 

Por lo anterior se informa que dentro de la fecha estipulada se realizarán las Auditorias de Matrículas en las Instituciones Educativas del departamento del Guaviare de acuerdo al CRONOGRAMA DE AUDITORIAS presencial en las Instituciones Educativas que el área de Cobertura programe para tal fin, y el cual socializará oportunamente con los directivos docentes. Para facilitar el proceso, la Secretaría de Educación verificará el listado de los estudiantes matriculados (en aula y documentación archivo). 

Los resultados del proceso de auditoría son estrategias para sanear inconsistencias, actualizar el SIMAT y hacer el respectivo seguimiento al estado de los estudiantes sin dejar de lado las acciones disciplinarias según la gravedad del caso. 

Por lo anterior y para el desarrollo de la jornada, debe estar presente el Rector y/o Director rural, la persona encargada del manejo del SIMAT e igualmente delegar a un funcionario de la Institución para que atienda a los auditores encargados. Una vez se termine la jornada de auditorías, el equipo auditor contará con cinco horas para consolidar los diferentes hallazgos y oportunidades d mejora inmediatamente después, se hará entrega al Rector y/o Director rural del informe respectivo.

Ver Circular N° 011

Luis Carlos Granados Gomez 

Secretario de Educación Departamental